Opkrævning af kontingent

Generelt snak der ikke passer ind andre steder.

Redaktør: Bestyrelsen

Opkrævning af kontingent

Indlægaf christian z » 24. aug 2012 15:00

Jeg har i dag sendt nedenstående mail til bestyrelsen ang. den manglende opkrævning af mit kontingent.

Dette er udelukkende postet så jeg er sikker på at blive set (hørt), og er på ingen måde for at hænge bestyrelsen ud, der udfører et frivilligt stykke arbejde for klubben.

Kære bestyrelse, og hvem dette ellers måtte vedrøre.

Jeg har i dag modtaget en opkrævning for kontingent for hele 2012 + leje af klubskab. Dette er fint nok, men det er bare ikke godt nok det der foregår.

Under omstændighederne nægter jeg at betale denne opkrævning - forklaring følger nedenfor.

Men først en (lang) historie omkring hele situationen omkring problemerne med opkrævningen af mit kontingent.

Problemerne strækker sig efterhånden tilbage til hvad jeg formoder er 2002. I denne periode betales mit kontingent via PBS uden problemer.

Langt senere måske 3-5 år senere bliver jeg en dag antastet i klubben af Søren Parbæk, som fortæller mig at han har opdaget at jeg ikke havde betalt kontingent i flere år, og at dette skyldes at min PBS-aftale eller lign. af uforklarlige årsager var blevet slettet, og klubben havde ikke i den mellemliggende periode sendt opkrævninger. Så vidt jeg husker var mit medlemskab endda blevet slettet.

Jeg er selvfølgelig rystet over denne oplysning, både af hensyn til at jeg ikke har betalt i så lang tid, men ikke mindst fordi klubben har måttet undvære de kontingen-kroner dne retteligt har krav på.

Jeg spørger Søren Parbæk om hvordan vi løser problemet. Han oplyser at man i denne periode ikke kunne betale via PBS mere - hvorfor har jeg ikke indsigt, men hvis jeg brugte netbank kunne jeg tilmelde mig elektroniske indbetalingskort (e-indbetalingskort). Dette indvilligede jeg så i, og det kørte herefter nogenlunde på skinner.

I foråret 2011 skifter jeg bank, og min e-indbetalingskort aftale bliver ophævet. På dette tispunkt skulle jeg så vidt jeg husker korrekt, have brugt aftalen til at have betalt kontingent for 1. halvår 2011.

Jeg kontakter bestyrelsen, og spørger hvad jeg så nu gør mht. at betale mit kontingent. Jeg får at vide at der vil blive sendt en opkrævning.

Jeg venter og jeg modtager aldrig en opkrævning for 2. halvår af 2011.

I efteråret 2011 bliver jeg kontaktet af Bo Karlsen, da han kan se at jeg ikke har betalt for 2. halvår 2011. Jeg gør ham opmærksom på ovenstående historik. Han oplyser at man nu igen kan betale via PBS. Jeg er meget opsat på at få tilmeldt regningen til PBS. Men Bo oplyser mig at han ville sende mig et girokort, og at jeg først ville kunne tilmelde mig PBS, når opkrævningen for 1. halvår 2012 kommer.

Først i december modtager jeg girokortet, hvoraf der kun fremstår et lille beløb der dækker over resten af året (ca. 1 måned). Jeg betaler girokortet og afventer dernæst at skulle modtage en opkrævning for 1. halvår 2012.

Den kommer aldrig, og i marts sender jeg en mail til Søren Parbæk, og opremser ovenstående - hører intet.

I juni/juli, spørger jeg mine medspillere om de har modtaget opkrævning for 2. halvår af 2012 - hvilket de har.

Jeg kontakter herefter igen Bo Karlsen, og gør samtidig Yvonne opmærksom på dette, da hun kommer rundt i lokalerne og kontrollerer om medlemmerne har betalt.

Jeg kan se på tavlen nede på kontoret, at mit navn står skrevet. Jeg taler med Bo, og han var godt klar over at der var nogle problemer. Han fortalte at der havde været nogle problemer med at få mig registreret igen i systemet.

Jeg oplyser Bo om min nye adresse, som jeg flyttede til pr. 1. august 2011, hvilket jeg oplyste bestyrelsen om pr. mail (bestyrelsen@troa.dk). Det så ikke ud til at min adresse var blevet rettet.

Bo oplyser at han vil sende en opkrævning. Jeg venter og modtager aldrig en opkrævning.

Bo ringer til mig forleden dag, og spørger om jeg har betalt - hvilket jeg oplyser om at jeg ikke har da jeg ikke har modtaget en opkrævning. Han oplyser at han da ellers har sendt en, og spørger til min adresse, som jeg igen oplyser, hvorefter han ville sende en ny opkrævning.

Jeg modtager derfor, som omtalt øverst i dag en opkrævning. Det viser sig at være et girokort fra en indmeldelsesblanket, hvoraf tilmeldingsoplysninger til PBS ikke fremgår.

DERFOR NÆGTER JEG AT BETALE DENNE OPKRÆVNING FØREND JEG HAR FÅET OPLYST DE FORNØDNE OPLYSNINGER TIL BRUG FOR TILMELDINGEN AF REGNINGEN TIL PBS.

Jeg nægter derfor at betale af den simple grund, at jeg ikke har tiltro at tingene fremadrettet vil køre på skinner og jeg vil automatisk modtage en opkrævning til vinter for 1. halvår 2013, da erfaring desværre taler imod at dette vil ske.

Jeg vil ikke længere stå model til det cirkus der har været omkring mit kontingent, der nu har varet hvad der efterhånden må være 10 år, og det er baggrunden for at jeg ikke betaler før tingene er bragt i orden.

Det skal bemærkes at jeg ikke er ude på at anklage hverken Bo eller Søren eller anden person for deres frivillige arbejde de gør i klubben, men der er, desværre for klubben, fejl i måden tingene foregår på.

Derfor venligst giv mig de oplysninger jeg skal bruge således jeg kan betale mit kontingent via PBS som resten af klubbens medlemmer, og tingene endegyldigt kan blive bragt i orden.

Ingen kan være tjent med situationen som den ser ud i dag. Hverken jeg, klubben eller bestyrelsen.

Med venlig hilsen

Christian Zajontz
Et ellers i øvrigt tilfreds medlem af Troa siden 1990
christian z
 
Indlæg: 6
Tilmeldt: 3. feb 2010 23:33

Re: Opkrævning af kontingent

Indlægaf Søren Parbæk » 1. nov 2012 19:59

Dette er en redigeret version af den mail jeg har sendt til Christian.

Hej Christian

Jeg skal starte med at beklage hændelsesforløbet, og jeg håber at vi kan få det til at virke herfra.

Det er ikke helt let for os at fremskaffe oplysningerne for at tilmelde en kontingentopkrævning til PBS, da vi i det regnskabssystem vi bruger, ikke umiddelbart kan se hvem af vores medlemmer der er tilmeldt PBS eller ej - og heller ikke se de informationer, som et medlem skal bruge ved en PBS-tilmelding.

Forklaring følger (er nok regnskabs-nørdet):

Hver gang vi opkræver kontingenter foregår det således:

1) Vi opdatere/kontrollere vores regnskabssystem med de medlemsdata vi har (Medlemsnr (kundenr) Navn, Adresse mm.).

2) Vi fastslår/kontrollere hvilket kontingent det enkelte medlem skal betale (Junior/Ungdom/Senior/Venner)

3) Vores regnskabssystem generere derefter en fil med kundenr, navn, adresse, postnr/by og beløb som vi sender til Nets/PBS

4) PBS opdeler listen i to: De kundenr de (PBS) har registeret til en PBS-opkrævning og dem der skal have tilsendt et fysisk girokort/e-kort,
PBS sender girokort/e-kort til dem der ikke er tilmeldt PBS og sætter kontingentet på næste PBS-opkrævning for dem der er tilmeldt.
(Info til PBS tilmelding kan KUN findes på de udsendte girokort/e-kort)

- Det er så her at jeg gætter på at det er gået galt med dine opkrævninger ifm dit skift af bank.
Hvorfor den aftale ikke er blevet flyttet med, da du skiftede bank, har jeg desværre ingen anelse om.
Og hvis vi så (oven i det med banken), har klokket i det ved, at vi ikke har opdateret din adresse, inden vores udsending til 2. halvårs kontingent, så kan det kun gå galt.

5) Vi henter derefter en kvittering fra PBS, som regnskabssystemet bruger til at bogføre at der er opkrævet kontingent på x kr til xx medlem.

6) Når PBS modtager penge via PBS opkrævningen eller ved et indbetalt giro-kort kommer der igen en fil fra PBS hvor det fremgår at xx medlem er betalt x kr - Denne fil bogføre regnskabsprogammet direkte ind på xx medlems konto i programmet - og vi opdatere samtidig medlemskartoteket med en ny udløbsdato for medlemskabet.

7) Omkring 10 dage efter forfaldsdatoen, modtager vi en fil hvor vi kan se (printe) en liste med hvem der er lavet "autotræk" på - Regnskabsprogrammet registrerer ikke hvordan der er betalt, så skal vi kontrollere om et medlem har betalt via PBS, skal vi efterfølgende finde denne liste i bilagsmapperne og derefter se om medlemmet er på denne liste. Vi kan altså ikke se om et medlem er "tilmeldt" til PBS før vi har modtaget en PBS betaling fra medlemmet og vedkommende dermed er kommet på listen.

8) Efter noget tid (normalt 1-2 måneder efter kontingentets forfaldsdato) går Bo medlemslisten igennem for at finde ud af hvem der har betalt og hvem der mangler, og begynder at rykke de folk der mangler.

I forbindelse med pkt. 8 er det så at vi (normalt Bo) kontakter de medlemmer der mangler at betale, og det er så der vi ved januar betalingen konstaterede at der var et seriøst problem med opkrævningen af dit kontingent. Ved opkrævningen pr. 1/7 tildelte jeg dig et nyt kundenr, for at være sikker på at du modtog et fysisk girokort. Det kan jeg så notere mig at det har du ikke modtaget...

Hermed slut på forklaringen af processen.

Så for at fremskaffe PBS info til dig, har vi været nødt til at få tilsendt et fysisk girokort med dine medlem-info til foreningens adresse. Dette er desværre først sket nu, da Bo har været en måned i USA.

Dine info til en PBS-tilmelding er:
Kreditor nr xxx
PBS nr.: xxx
Deb.gr.nr. xxx
Kundenr. xxx

Jeg vil gerne have beskæftigelse på at den er tilmeldt (det skulle gerne komme på din PBS oversigt for december under nye aftaler), så vi er sikker på at dette her virker.

MHT kontingent for 2012, så kan jeg godt opkræve det, når PBS-aftalen er bekræftet tilmeldt, men den vil så blive blandet sammen med opkrævningen for 1. halvår 2013 som vi sender til PBS medio december (Vi kan kun sende opkrævninger via PBS en gang pr. måned)

(Slettet info om kontingenter og betaling)

Jeg håber at dette så er enden på dette problem, og alt kører efter bogen for fremtiden.

Man HVIS det nu skulle ske, at du IKKE kan se opkrævningen for 1. halvår på din PBS oversigt for januar, så kontakt mig / bestyrelsen, for så må vi have fat i PBS og få en forklaring fra dem om hvad der er sket. (Jeg skal nok give dig besked, hvis vi af en eller anden grund ikke får sendt PBS-filen til tiden, da det også er sket en eller to gange før i tiden.)

Med venlig hilsen
Søren Parbæk
Kasserer i TRoA
Med venlig hilsen
Søren Parbæk
Kasserer i TRoA - soren@parbaek.dk - tlf.: +45 26 15 56 31
Søren Parbæk
 
Indlæg: 367
Tilmeldt: 14. apr 2009 21:30
Geografisk sted: Aalborg


Tilbage til Generelt snak

Hvem er online

Brugere der læser dette forum: Ingen tilmeldte og 1 gæst

cron